Avdeling for dokumentasjonsforvaltning ble etablert som avdeling fra 1.1.2017 som følge av fusjonen mellom NTNU, Høgskolen i Sør-Trøndelag, Høgskolen i Ålesund og Høgskolen i Gjøvik.
Avdelingen ivaretar dokumentasjonsforvaltningen som en fellestjeneste for hele NTNU og har ansvar for systemer, rutiner, opplæring og rådgiving. Effektiv dokumentasjonsforvaltning er viktig i forvaltningen og avdelingen har en sentral rolle i dette arbeidet. Tre kjerneområder innen dokumentasjonsforvaltning, og spesielt når man benytter et fullelektronisk arkiv- og saksbehandlingssystem, er dokumentfangst, utviklingsarbeid og kvalitetssikring. Hva slags dokumentasjon skal fanges og registreres, til hvilket formål, hvilke krav må stilles til bevaring, konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet, hvor lenge den skal bevares, og hva skal skje med den når virksomheten ikke lenger har bruk for den, danner grunnlaget for alle aspekt ved dokumentasjonsforvaltningen.
Brukerne av avdelingens tjenester er i første rekke administrasjonen ved NTNUs mange enheter, men favner også studenter, vitenskapelig ansatte, eksterne aktører og institusjoner, samt privatpersoner.
Dokumentfangst
Et offentlig organ er lovpålagt å journalføre og arkivere sine saksdokumenter. For å kunne oppfylle dette kravet må arkivtjenesten bedrive aktiv dokumentfangst, og en forutsetning for dette er å identifisere områder eller personer som produserer arkivverdig dokumentasjon - man kan ikke innhente noe man ikke vet at eksisterer. Arkivtjenesten er avhengig av hjelp fra hele organisasjonen for å gjøre dette identifikasjonsarbeidet, og den enkelte arkivmedarbeider må ha ha god kjennskap til organisasjonsstrukturen, virksomheten, ansvarsfordelingen og dokumentflyten.
Effektiv dokumentfangst krever at organisasjonen som helhet er bevisst på de krav som stilles til et arkiv og hvilken funksjon et fullelektronisk arkiv- og saksbehandlingssystem er ment å ha, og at ledelsen støtter opp om arbeidet som gjøres av arkivtjenesten.
Kvalitetssikring
Arkivrutiner er ikke statiske. Kvaliteten på en organisasjons arkiv- og dokumentforvaltning er direkte koblet til kvaliteten på rutinene, og til arkivtjenestens muligheter til å bedrive utviklingsarbeid. Ved jevnlig å revidere og oppdatere eksisterende rutiner samt utvikle nye rutiner ved behov, kvalitetssikrer man at organisasjonen har en effektiv og forskriftsmessig arkiv- og dokumentforvaltning. Det er essensielt at arkivrutiner utvikles i forkant av organisatoriske endringer, systemutviklinger og virksomhetsutvidelser, og at arkivtjenesten involveres tidlig i prosessen.
Det foregår en stadig utvikling innenfor arkivfeltet, og som et ledd i kvalitetssikringen av arkiv- og dokumentforvaltningsarbeidet er det viktig at arkivmedarbeiderne får mulighet til faglig oppdatering og utvikling. Gjennom opplæring og veiledning av organisasjonens øvrige ansatte kvalitetssikrer man også arkivtjenesten - økt felles forståelse på tvers av organisasjonen når det gjelder betydningen av en godtfungerende arkivtjeneste, vil på sikt bidra til bedre samarbeid.
Journal
I perioden 1996 til 2004 hadde alle nivåer egne arkiv, dvs. hovedarkivet (sentral ledelse og administrasjon), fakultetene, instituttene, Vitenskapsmuseet (VM) og Universitetsbiblioteket i Trondheim (UBiT). Hovedarkivet, VM, UBiT og arkivene på fakultetsnivå benyttet Symfoni Sak/Arkiv til elektroniske journaler mens instituttene førte manuelle journaler. Med sak- arkivsystemet ePhorte ble fullelektronisk saksbehandling og arkivering av dokumenter innført ved sentral ledelse og administrasjon i desember 2004, og ved fakultetene i løpet av våren 2005.
Arkivnøkkel
En arkivnøkkel er et prinsipp for ordning av saksarkiv, basert på ett eller flere ordningsprinsipp. Arkivknøkkelen skal omfatte alle saksområder hos virksomheten. NTNU har hatt arkivnøkler basert på fellesnøkkelen i staten. Følgende arkivnøkler har vært og er i bruk ved NTNU:
Perioden 1996 - 2004: Arkivnøkkel for NTNU 1996
Perioden 2005 - : Arkivnøkkel for NTNU 2004
