Offentlighetsvurdering

  Utskriftsvennlig versjon

I henhold til offentlighetsloven er universitetets saksdokumenter offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Hver enhet skal være i stand til å forvalte offentlighetsprinsippet på en tilfredstillende måte. Saksbehandler må gjøre seg kjent med loven og tilhørende forskrift og hvordan regelverket skal praktiseres. Det er utarbeidet egen veiledning for dette ved NTNU:

Veiledning om offentlighet og unntak fra offentlighet for et utvalg sakstyper

Saksbehandler er ansvarlig for at eventuell tilgangskode og hjemmel blir registrert. Offentlighetsvurderingen kan gjøres sammen med leder, og Avdeling for dokumentasjonsforvaltning kan også bistå i vurderingen. NTNU praktiserer meroffentlighet, jf. offentlighetloven § 11. Det vil si at det skal vurderes om et dokument det er begjært innsyn i likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter offentlighetsloven kan unntas fra offentlighet.

Ved intern korrespondanse mellom enheter ved NTNU benyttes som hovedregel N-notater. Dokumenter som blir utvekslet mellom fakulteter eller sendt fra administrasjonen til et kollegialt organ kan imidlertid likevel ikke unntas offentlighet etter offentlighetsloven § 14 om organinterne dokumenter, jf. offentlighetsforskriften § 8.

Offentlig ansatte har taushetsplikt iht. forvaltningsloven § 13 om ikke-offentlig eller taushetsbelagt informasjon som man får kjennskap til i kraft av sin stilling, se avsnitt om Taushetsplikt for mer detaljert informasjon.

Tilgangskoder og hjemling styrer hvilke interne brukere som får lese de elektroniske dokumentene. Følgende tilgangskoder benyttes:

 

  • F: Forskning/Fagsaker
  • FS: Studiesaker (herunder karakteropplysninger)
  • H: Helse, miljø og sikkerhet
  • K: Kompendier
  • L: Ledelse
  • PM: Personalmappe - saksnivå
  • P: Personalsaker
  • PX: Personalsaker, særlig sensitive personopplysninger
  • S: Student- og ph.d.-saker
  • SX: Student- og ph.d-saker, særlig sensitive personopplysninger
  • SO: Studentombudets saker
  • U: Unntatt offentlighet
  • Ø: Økonomisaker
  • XX: Midlertidig sperret (i påvente av offentlighetsvurdering)