Når en sak er ferdigbehandlet, skal arkivmappen renses, og konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat o.l. skal fjernes fra mappen. Saksbehandler er ansvarlig for dette. Dersom arkivtjenesten mottar en mappe for arkivlegging som ikke er renset og arkivbegrenset, kan denne returneres til saksbehandleren.

Når saksmappen er renset og arkivbegrenset, sendes den til arkivtjenesten for arkivlegging.

Arkivtjenesten registrerer i sak-/arkivsystemet at saken er avsluttet, avskriver dokumenter som ikke er avskrevet og registrerer eventuelt kassasjonsår for saken . Med unntak av avskrivningsfunksjonen, skal kun arkivpersonalet ha tilgang til disse funksjonene i systemet.

Arkivtjenesten kontrollerer at alle saksdokumenter er på plass før saken blir arkivlagt.