Elektronisk godkjenning ("signering")

  Utskriftsvennlig versjon

NTNU har som målsetting å avvikle praksisen med fysisk signering av dokumenter, for i stedet å benytte elektronisk godkjenning. Hovedregelen skal være at alle dokumenter skal være godkjent elektronisk før de ekspederes.

Det er tre nivåer for elektronisk godkjenning:

  • Selvgodkjenning (saksbehandler ekspederer uten å ha fått dokumentet godkjent av andre)
  • Enkelgodkjenning (én leder godkjenner dokumentet før det ekspederes av saksbehandler)
  • Sekvensiell godkjenning (to eller flere, hvorav minst én leder, godkjenner dokumentet før det ekspederes av saksbehandler)

Utgående dokmenter og interne notater skal produseres direkte i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Man skal som hovedregel ikke skanne inn utgående signerte brev. Når man elektronisk godkjenner et utgående brev eller internt notat loggfører arkiv- og saksbehandlingssystemet at dokumentet er godkjent av de som tidligere normalt sett ville ha signert og parafert (medsignert) fysisk. Hvem som står som avsender på notater og utgående brev varierer fra sakstype til sakstype, og saksbehandler/leder skal ha oversikt over hva som gjelder for de enkelte sakstypene. Det er dokumentets innhold og saksbehandlers fullmakter som avgjør på hvilket nivå dokumentet skal godkjennes.

I utgående brevmal som benyttes når man har tatt i bruk funksjonen for elektronisk godkjenning, ligger standardteksten "I samsvar med fullmakt er dette dokumentet godkjent elektronisk og har derfor ingen fysisk signatur". Den elektroniske godkjenningen gjennomføres slik at saksbehandler er ansvarlig for å sende et brev eller notat på godkjenningsrunde til de(n) som skal signere og eventuelt parafere. Når brevet eller notatet er godkjent av de(n) som skal signere og eventuelt parafere, skal saksbehandler fullføre godkjenningsrunden samt ferdigstille dokumentet umiddelbart etter ekspedering (interne notater sender seg selv ved ferdigstillelse).

På enkelte utgående brev kan man imidlertid velge å påføre en signatur ut fra en estetisk tankegang, i tillegg til at dokumentet sendes på godkjenningsrunde. Dette gjelder i all hovedsak dokumenter som omhandler tilbud om ansettelse, fratreden/oppsigelse, eller tildeling av ph.d.-grad, og bekreftelser som sendes utenlandske læresteder som ikke aksepterer brev uten fysisk signatur. I de tilfeller der man ønsker å påføre utgående brev en fysisk signatur som en gest overfor mottaker kan standardteksten som ligger nederst i brevmalen fjernes, men dokumentet skal likevel sendes på godkjenningsrunde.