Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir arkivlagt. Saksbehandlerne skal derfor:

• Kontrollere at mottatte brev er stemplet og registrert av arkivtjenesten. Dette gjelder også faks og e-post. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er stemplet og journalført.
• Ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for stempling og journalføring.
• Ha ansvaret for at all sakspost de skriver blir journalført. Dersom saksbehandler journalfører og ekspederer selv, skal kopi av utgående brev og interne notater sendes til arkivtjenesten for arkivlegging. Disse reglene gjelder også faks og e-post.
• All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem, eventuelt i manuell journal, eller i avdelingenes fagsystem. Saksbehandler kan selv journalføre utgående brev, men registreringen skal autoriseres av arkivtjenesten før utsending.
• Saksmapper som leveres til arkivtjenesten for arkivlegging, skal være renset for dubletter, notater o.l.
• Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 4 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må arkivtjenesten få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.