Rådmannen eller den som har fått fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokument som skal bli unntatt fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i sak-/arkivsystemet med lovhjemmel.

Arkivtjenesten legger ut offentlig journal. Denne skal være utformet slik at den gir oversikt over alle inn- og utgående brev, samtidig som konfidensielle opplysninger er skjermet for innsyn.