Papirbaserte arkiv skal behandles på denne måten:

• Møtebøker og vedtaksbøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn.
• Kopibøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn .
• Postjournaler: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn.
• Spesialarkiv: Mapper som har blitt uaktuelle i løpet av arkivperioden skal skilles ut fra det aktive arkivet.
• Saksarkiv: De avsluttede sakene fra siste arkivperiode skal skilles ut, pakkes i arkivbokser og overføres til bortsettingsarkiv i samsvar med instruks for periodisering av saksarkiv. Utskillingen av avsluttede saker skal gjøres på følgende måte:

- Der man bruker edb-journal, skal det skilles ut saker etter den saksutskriften som blir produsert i forbindelse med saneringen av postjournalen.

- Der man bruker manuell journal, skal det benyttes skarpt periodeskille (jf. arkivforskriftens § 3-13). Det betyr at dokumenter som tilhører saker som er aktive ved periodeskillet, enten settes bort med den avsluttede perioden eller overføres til den nye perioden. Uansett må det lages henvisninger i journalen og i saksmappene som sikrer at man finner igjen dokumenter som krysser periodeskillet.

- Saksmappene som er skilt ut fra saksarkivet, skal legges i arkivbokser. Arkivboksene skal merkes med etiketter som viser arkivskaper, ytterår og innhold.

- En bør samtidig skille saker som senere skal kasseres fra saker som skal bevares. Kassable saker bør samles i egne bokser, der etikettene i tillegg til arkivskaper, år og innhold også er merket med kassasjonsår.