Kommunale arkiv som er skapt etter 01.01.1971 er åpne for innsyn etter reglene i offentlighetsloven. Disse reglene gjelder ikke for kommunale arkiv som er skapt før 1971, men de skal likevel være retningsgivende for innsyn i slike arkiver. Etter forvaltningsloven gjelder regelen om partsinnsyn, dvs. at en part i en forvaltningssak har rett til å gjøre seg kjent med dokumentene i saken. Denne retten gjelder uavgrenset i tid.

Innsynsretten gjelder ikke for opplysninger som er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven. Taushetsplikten gjelder for "noens personlige forhold", tekniske innretninger og framgangsmåter og drift- og forretningsforhold som kan ha konkurransemessige konsekvenser. Taushetsplikten gjelder som hovedregel i 60 år, med unntak av bl.a. barnevernsaker og adopsjonssaker som har taushetsplikt på respektive 80 år og 100 år.

Et vilkår for å få innsyn i arkivene er at brukeren identifiserer den aktuelle saken, f.eks. ved hjelp av arkivkatalog eller postjournal. Når det ikke finnes detaljerte registre over arkivmaterialet, skal arkivleder undersøke om det inneholder opplysninger underlagt taushetsplikt før brukeren får tilgang. Det vil vanligvis ikke bli gitt innsyn i arkiver som er uordnet. Det er flere grunner til dette: Det vil være vanskelig å kontrollere om dokumenter som er underlagt taushetsplikt blir gjort tilgjengelige, det vil være vanskeligere å kontrollere at alt utlevert materiale blir tilbakelevert, og framfinning i slike arkiv vil som regel være urimelig arbeidskrevende. Uordnede arkiver må likevel aldri bli mer enn en midlertidig begrunnelse for manglende innsynsrett, jf. Arkivlovens § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Forskere - dvs. personer med vitenskapelig stilling innenfor relevant fagområde, eller en person under veiledning av en med en slik stilling - kan få tilgang til materiale underlagt taushetsplikt etter vedtak av depotansvarlig etter samråd med vedkommende fagenhet.

Forespørsel om innsyn skal som regel være skriftlig. Søknaden skal inneholde:

• informasjon om hvilke arkiver og hva slags opplysninger en vil ha innsyn i
• opplysninger om formålet med innsynet
• skriftlig fullmakt når en person søker om innsyn på vegne av en annen
• hjemmel for innsyn, når den som krever innsyn mener å ha rettslig krav på opplysningene

Arkivmateriale som det er gitt innsyn i, må benyttes på den plassen arkivbrukeren er blitt anvist. Det er ikke anledning til å låne arkivmateriale ut av depotets lokaler. Før en får tilgang til materialet, skal arkivbrukeren skrive under en erklæring om at han/hun er kjent med gjeldende regler for bruk av arkivmaterialet.

Depot-tjenesten er ansvarlig for at materialet blir satt på rett plass etter bruk.

En registrert person har med visse unntak (jf. Personoppl. § 23) rett til å få innsyn i hvilke opplysninger som behandles om seg selv. Dersom en tidligere klient eller elev ønsker partsinnsyn i personregistre som er avlevert til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder, skal denne henvises til behandlingsansvarlig i den avleverende institusjon. Eventuelle avslag om innsyn blir primært et forhold som må avklares mellom vedkommende person, behandlingsansvarlig ved arkivskapende organ og Datatilsynet. Hvis personen innvilges innsyn, skal avleverende organ gi IKAVA tilstrekkelig opplysninger om den registrerte til at en rask gjenfinning av personmappen sikres.