Arkivdokumentene som dokumenterer saksbehandling og vedtak hos en arkivskaper skal arkivlegges og som hovedregel bevares for ettertiden. Bevaring av arkiv vil si at arkivmateriale blir oppbevart for framtiden og avlevert til arkivdepot. Kassasjon vil si at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling og hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet eller destruert. Arkivloven fastsetter i § 9 at man må ha spesiell tillatelse fra Riksarkivaren for kassasjon som ikke har hjemmel i forskrifter utgått fra arkivloven.
Arkivforskriften har i § 3-20 fastsatt bevaringspåbud for følgende arkivmateriale:
- arkivmateriale eldre enn 1950, etter at arkivbegrensning er utført,
- møtebøker, forhandlingsprotokoller, referatprotokoller, møtereferat og eventuelle vedleggsserier til disse,
- organets egne årsmeldinger,
- kopibøker (kopier av utgående dokumenter) og kopibokregister,
- journaler, medregnet journaldatabaser, og journalregistre,
- alle andre former for register og hjelpemidler som kan brukes til framfinning, f.eks. arkivnøkler som organet har brukt,
- arkivplaner,
- presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innenfor saksgrupper der det i godkjente kassasjonsregler er gitt kassasjonspåbud uten spesifiserte unntak,
- kart, unntatt trykte kart uten påtegninger,
- tegninger og fotografier som har inngått som et ledd i den virksomheten organet har drevet,
- grunnlagsmateriale, innstillinger, protokoller/referater og endelige vedtak fra styre, råd, nemnder og utvalg.
Riksarkivaren skal i følge arkivforskriften utarbeide bevarings- og kassasjonsregler for annet arkivmateriale. Kassasjonsreglene skal gi oversikt over hva som skal bevares og hva som kan eller skal kasseres, eventuelt hvor lenge materialet skal oppbevares før kassasjon.
Det er utarbeidet egne retningslinjer for kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiver. Det er utarbeidet kassasjonsregler knyttet til K-kodene. I påvente av nye sentrale regler er disse kassasjonsreglene ikke tilpasset ved revisjon i K-kodene fra 1999 og 2003. Derfor må kassasjon av materiale kodet etter disse K-kodene basere seg på "Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv" fra 1987. Når de nye kassasjonsreglene blir vedtatt, må derimot disse følges.
Kassasjonsregler skal vi for øvrig forstå slik at tillatelse til kassasjon er relativ, mens krav om bevaring er absolutt. Kassasjonsreglene inneholder ikke krav om kassasjon, men er en generell rettledning som sier hva slags sakstyper som kan kasseres. Arkivtjenesten må i samråd med saksbehandlere gjøre en kassasjonsvurdering av disse sakene for å se om de inneholder bevaringsverdig dokumentasjon.
