ALT. 1: MANUELL POSTJOURNAL

ARKIVSERIE: Postjournal

INNHOLD:Registrering av inn- og utgående korrespondanse

ORDNING:Journalnummer

PERIODE: Protokoll skrives helt ut, ved løsbladsystem: 4 års-periode.

LAGRING:Protokoll, eller løsbladsystem i ringperm som bindes inn før bortsetting.

OVERFØRING: Når kommunens avleveringsregler tilsier det, overføres postjournalen til felles fjernarkiv i kommunen.

KASSASJON: Nei

MERKNAD: Konfidensielle brev skal merkes U.O.

ALT. 2: ELEKTRONISK POSTJOURNAL (SAK-/ARKIVSYSTEM)

ARKIVSERIE: Elektronisk-journal (NOARK-godkjent)

INNHOLD:Registrering av all inn- og utgående korrespondanse

ORDNING:Saksnummer og dokumentnummer

PERIODE: 4 år

LAGRING: Elektronisk-lagring + daglige utskrifter av journalen (ikke Noark-4systemer), som bindes inn før bortsetting.

FJERNARKIV: Når kommunens avleveringsregler tilsier det, overføres den innbundne journalen til felles fjernarkiv i kommunen. En elektronisk kopi av basen for en avsluttet periode skal overføres til fjernarkivet når periodiseringsprosessen er ferdig.

KASSASJON: Nei

MERKNAD: Systemet vil ofte være en del av kommunens felles sak-/arkivsystem. Rutiner for drift og bevaring vil dermed være felles for hele kommunen og styrt av arkivleder/IT-ansvarlig, som kan gi nærmere rettledning og instrukser.