Arkivtjenesten

Arkivtjenesten ved NTNU består av ni dokumentsentre under faglig ledelse av arkivleder. Ved NTNU er det et dokumentsenter til hvert av fakultetene, sentral ledelse og administrasjon og Vitenskapsmuseet. Dokumentsentrene har ansvar for den daglige arkivdriften ved sine respektive enheter, samt felles og lokale rutiner for ivaretakelsen av denne driften.

I tillegg til tradisjonelle arkivoppgaver som postmottak, skanning, registrering og journalføring, tilbyr arkivtjenesten brukerstøtte, rådgiving og opplæring i bruk av NTNUs fullelektroniske arkiv- og saksbehandlingssystem (ePhorte), samt i gjeldende regelverk for arkivarbeid og dokumentforvaltning. Arkivtjenesten skal også både initiere og bidra til utvikling og implementering av rutiner som sikrer kvaliteten ved saksbehandling og arkivering. Tre kjerneområder innen arkivarbeid, og spesielt når man benytter et fullelektronisk arkiv- og saksbehandlingssystem, er dokumentfangst, utviklingsarbeid og kvalitetssikring. Dette er ressurskrevende, men helt essensielle oppgaver for arkivtjenesten.

Brukerne av arkivtjenesten er i første rekke administrasjonen ved NTNUs mange enheter, men favner også studenter, vitenskapelig ansatte, eksterne aktører og institusjoner, samt privatpersoner.

Dokumentfangst

Et offentlig organ er lovpålagt å journalføre og arkivere sine saksdokumenter. For å kunne oppfylle dette kravet må arkivtjenesten bedrive aktiv dokumentfangst, og en forutsetning for dette er å identifisere områder eller personer som produserer arkivverdig dokumentasjon - man kan ikke innhente noe man ikke vet at eksisterer. Arkivtjenesten er avhengig av hjelp fra hele organisasjonen for å gjøre dette identifikasjonsarbeidet, og den enkelte arkivmedarbeider må ha ha god kjennskap til organisasjonsstrukturen, virksomheten, ansvarsfordelingen og dokumentflyten.

Effektiv dokumentfangst krever at organisasjonen som helhet er bevisst på de krav som stilles til et arkiv og hvilken funksjon et fullelektronisk arkiv- og saksbehandlingssystem er ment å ha, og at ledelsen støtter opp om arbeidet som gjøres av arkivtjenesten.

Kvalitetssikring

Arkivrutiner er ikke statiske. Kvaliteten på en organisasjons arkiv- og dokumentforvaltning er direkte koblet til kvaliteten på rutinene, og til arkivtjenestens muligheter til å bedrive utviklingsarbeid. Ved jevnlig å revidere og oppdatere eksisterende rutiner samt utvikle nye rutiner ved behov, kvalitetssikrer man at organisasjonen har en effektiv og forskriftsmessig arkiv- og dokumentforvaltning. Det er essensielt at arkivrutiner utvikles i forkant av organisatoriske endringer, systemutviklinger og virksomhetsutvidelser, og at arkivtjenesten involveres tidlig i prosessen.

Det foregår en stadig utvikling innenfor arkivfeltet, og som et ledd i kvalitetssikringen av arkiv- og dokumentforvaltningsarbeidet er det viktig at arkivmedarbeiderne får mulighet til faglig oppdatering og utvikling. Gjennom opplæring og veiledning av organisasjonens øvrige ansatte kvalitetssikrer man også arkivtjenesten - økt felles forståelse på tvers av organisasjonen når det gjelder betydningen av en godtfungerende arkivtjeneste, vil på sikt bidra til bedre samarbeid.

Journal

I perioden 1996 til 2004 hadde alle nivåer egne arkiv, dvs. hovedarkivet (sentral ledelse og administrasjon), fakultetene, instituttene, Vitenskapsmuseet (VM) og Universitetsbiblioteket i Trondheim (UBiT). Hovedarkivet, VM, UBiT og arkivene på fakultetsnivå benyttet Symfoni Sak/Arkiv til elektroniske journaler mens instituttene førte manuelle journaler. Med sak- arkivsystemet ePhorte ble fullelektronisk saksbehandling og arkivering av dokumenter innført ved sentral ledelse og administrasjon i desember 2004, og ved fakultetene i løpet av våren 2005.

Arkivnøkkel

En arkivnøkkel er et prinsipp for ordning av saksarkiv, basert på ett eller flere ordningsprinsipp. Arkivknøkkelen skal omfatte alle saksområder hos virksomheten. NTNU har hatt arkivnøkler basert på fellesnøkkelen i staten. Følgende arkivnøkler har vært og er i bruk ved NTNU:

Perioden 1996 - 2004: Arkivnøkkel for NTNU 1996
Perioden 2005 - : Arkivnøkkel for NTNU 2004